近年、デジタル化が進む中、承認プロセスで電子承認を導入する企業が増えています。

本記事では、そもそも電子承認やワークフローとは何か、ワークフローに電子承認を導入するメリットをご紹介します。

そのほか、ワークフローに電子承認を導入するときの注意点もお伝えするので、DX化を目指している企業はぜひ参考にしてください。

電子承認とは？

電子承認とは、文書や取引の承認プロセスをデジタルで行うことを指します。

従来の紙ベースの承認方法と異なり、電子的な手段を使用することで、迅速かつ効率的に承認を得られます。

契約書の電子承認により取引のスピードが向上したり、経費精算や人事関連の承認プロセスを効率化したりと、ビジネスの面でさまざまなメリットが得られるでしょう。

ワークフローとは？

ワークフローとは、特定の業務プロセスを効率的に管理・実行するための手順や流れを指します。

これは、タスクやアクティビティがどのように進行し、誰がどのような役割を果たすかを明確にしたものです。

ワークフローは、手作業で行うプロセスを自動化し、業務の効率を向上させるために重要な要素となります。

ワークフローには、人の手によって実行される手動ワークフローと、  ソフトウェアやシステムを使用してタスクが自動的に処理される自動化ワークフローの2種類があります。

手動ワークフローをメインとしている企業では、人的ミスの発生などが懸念されるポイントです。

自動化ワークフローに切り替え、プロセス全体が見える化され進捗状況を把握しやすくなれば、人的ミスを最小限に抑えられる可能性があります。

ワークフローに電子承認を導入するメリット

ここでは、ワークフローに電子承認を導入するメリットを5つご紹介します。

1. コストや手間を削減できる

ワークフローに電子承認を組み込むことで、企業はコスト削減や手間の軽減の実現が可能です。

従来の紙ベースの承認プロセスでは、文書の印刷、郵送、保管などにかかるコストが発生します。

電子承認を導入することで、これらの物理的な資源を大幅に削減でき、経費を抑えることが可能です。

特に、印刷や郵送にかかる時間とコストが軽減されるため、財務的な負担が少なくなります。

また、電子承認システムを使用することで、承認プロセスが迅速化します。

従来の方法では書類の受け渡しに時間がかかりますが、電子承認では数クリックで承認が可能です。

この迅速なプロセスにより、業務全体のサイクルタイムが短縮され、時間を節約できるでしょう。

2. 安全に書類を送付できる

ワークフローに電子承認を組み込むことで、書類の送付が安全かつ効率的に行えるようになります。

電子承認システムでは、送信されるデータが暗号化されるため、情報の漏洩や改ざんのリスクが大幅に減少します。

暗号化により、第三者が書類の内容にアクセスできないよう保護されているため、特に機密情報を扱う場合に安心です。

また、承認者や関係者に対するアクセス権を設定できます。

これにより、特定のユーザーのみが文書にアクセスできるようになり、情報漏洩のリスクを低減するので、必要な権限を持つ人だけが重要な書類を確認でき安全性が向上するでしょう。

電子署名を用いることで、書類の真正性を確認できます。

電子署名により、送信者の身元が保証されるため、不正な改ざんやなりすましのリスクが減少します。

3. ワークフローがスムーズになる

電子承認システムでは、承認プロセスをリアルタイムで行うことが可能です。

これにより、書類の承認待ち時間が大幅に短縮され、迅速に次のステップに進むことができます。

例えば、承認者が外出中でも、スマートフォンやタブレットから即座に承認が可能なため、業務の停滞を防げるでしょう。

多くの電子承認システムには、自動通知機能が組み込まれています。

これにより、承認が必要なタスクが発生した際に、関係者に対して自動的に通知が送られるので、タスクの進捗状況を把握しやすく承認が遅れることの回避が可能です。

また、電子承認システムでは、ワークフローの各ステップが明確に定義されます。

誰がどのタスクを担当するのか、どの順番で進むのかが視覚化されることで、業務が混乱することなく円滑に進行します。

この透明性は、関係者間のコミュニケーションを円滑にし、誤解や衝突を減少させるでしょう。

4. 承認の可視化ができる

電子承認を導入することで、承認プロセスの可視化が実現し、業務の透明性や効率性が向上します。

電子承認システムでは、承認プロセスの各ステップがリアルタイムで更新されます。

関係者は、現在の承認状況や誰がどのタスクを担当しているのかを即座に確認できるため、業務の進行状況を把握しやすくなるでしょう。

これにより、承認待ちの時間を短縮し、迅速な意思決定が可能になります。

また、誰が何を承認すべきか、またどの段階で承認が行われるべきかがはっきりするため、責任の所在が明確化されます。

そのため。業務の遅延や誤解が減少し、スムーズなプロセスの実現が可能です。

5. 内部統制強化につながる

電子承認システムを導入することで、承認プロセスや関連情報が全てデジタルで記録され、誰でも確認できる状態になります。

この透明性が、内部監査やコンプライアンスの観点から重要で、企業が規制や内部規則に準拠していることを証明するための強力なツールとなるでしょう。

電子承認システムでは、各ユーザーの役割や権限が明確に設定されます。

承認者や責任者の権限を明示することで、誰が何を承認するかを明確にし、権限の乱用や誤った承認を防止できるでしょう。

より内部統制が強化され、業務の信頼性が高まるといえます。

また、電子署名や認証機能を用いることで、書類の改ざんや不正アクセスを防ぎ、より高いセキュリティを確保できます。

これにより、企業の資産や情報を守る内部統制が実現するでしょう。

ワークフローに電子承認を導入する際の注意点

ここでは、ワークフローに電子承認を導入する際の注意点を4つご紹介します。

1. 導入する時に時間とコストがかかる

電子承認システムを導入するには、ソフトウェアの購入やサブスクリプション費用、ハードウェアの準備、システムのカスタマイズ費用などの初期投資が必要です。

企業の規模やニーズに応じてコストは変動しますが、導入時には一定の資金が必要です。

また、電子承認システムの導入時には、既存のワークフローやプロセスを見直し、電子化するための計画を立てる必要があります。

業務プロセスの理解、適切なシステム選定、カスタマイズ、テスト、運用マニュアルの作成など、多岐にわたる作業が伴うので、導入には時間がかかるケースがあります。

また、新しいシステムの導入に伴い、スタッフに対する教育とトレーニングが不可欠です。

特に、システムの操作方法や新しいプロセスについての理解を深めるための時間が必要です。

トレーニングが不十分であると、システムの導入後に業務が滞る可能性があります。

2. 全ての書類や契約に活用できるとは限らない

電子承認システムが適用できる書類や契約は、その性質や内容によって異なります。

例えば、法的に署名が必要な書類や、特定の形式が求められる契約書の場合、電子的な署名や承認が法的に認められないケースがあるでしょう。

特に、法律や規制に基づく要件がある場合には、電子承認の導入が難しいことがあります。

また、特定の業種では、特有の規制や基準が設けられていることがあります。

金融業界や医療業界などでは、書類や契約の管理に厳しいルールが適用されるため、電子承認の導入が制約を受ける場合があるでしょう。

組織の文化や慣習も、電子承認の導入に影響を与える要因です。

例えば、伝統的に紙ベースでの承認が重視されている場合、電子承認の導入に対して抵抗感があるかもしれません。

そのため、全ての書類や契約に電子承認を活用することが難しくなることがあります。

3. 取引先の環境や許可を得る必要がある

電子承認システムを導入する際、取引先が使用しているシステムとの互換性が求められます。

取引先が異なるプラットフォームやツールを利用している場合、双方のシステムが円滑に連携できるかどうかを確認することが必要です。

システム間の互換性がない場合、承認プロセスがスムーズに進まない恐れがあるでしょう。

取引先が電子承認を受け入れているかどうかも重要な要素です。

まだ紙ベースでの承認を重視している取引先の場合、電子承認を導入することに対する抵抗感があるかもしれません。

そのため、こうした状況を理解し、取引先と協議することが大切です。

また、電子承認に関するセキュリティやコンプライアンス要件も考慮する必要があります。

特に、データ保護に関する規制や業界特有のコンプライアンスが存在する場合、取引先との協力が不可欠です。

取引先が求めるセキュリティ基準に従うためには、必要な手続きや承認を得ることが必要です。

4. 電子化によって見えにくくなることがある

電子承認システムでは、多くの情報がデジタル化されますが、その結果、情報が分散する可能性があります。

承認プロセスに関連する書類やデータが複数のプラットフォームやシステムに保存されることで、必要な情報を探し出すのが難しくなることがあります。

情報が散在することで、全体の流れを把握しづらくなる恐れがあるでしょう。

また、電子化に伴い、承認フローが複雑になる場合があります。

例えば、条件付きの承認や複数段階の承認プロセスが組み込まれると、どの段階で何が必要なのかを把握するのが難しくなるケースがあります。

新しいシステムに慣れていない従業員や取引先がいる場合、使い方の違いや操作ミスが発生する場合があります。

システムに対する不慣れが原因で承認が滞ったり、誤った情報が記録されたりすることがあり、結果的に承認状況の不透明につながる恐れがあるでしょう。

適切なトレーニングを行わないと、見えにくさが増す要因となります。

まとめ

電子承認とワークフローの導入は、業務プロセスの効率化に大きく寄与します。

電子承認によりコストや手間の削減が可能で、安全に書類を送付でき、ワークフローがスムーズに進行します。

また、承認の可視化や内部統制の強化も実現できるため、組織全体の透明性が向上するでしょう。

しかし、導入には時間やコストがかかるほか、すべての書類や契約に利用できるわけではありません。

取引先の環境や許可を確認し、電子化によって情報が見えにくくなることにも注意が必要なので、要点を考慮しつつ効果的な導入を目指すことが重要です。